07 Luồng cần chú ý khi triển khai ERP
Introduction /Giới thiệu
A functional consultant going to implement an ERP solution need to have a clear and structured idea of the various aspects of the business. An ERP implementation can be successful only if it is done top down. This means that the consultant has to identify the business issues and constraint before he gets down to the task of designing the solution. One way to do this is to start with the key reports that the organization is presently using and analyse as to the kind of information that is key to this organization.
Một tư vấn viên nghiệp vụ chuẩn bị triển khai một giải pháp ERP cần phải có hiểu biết rõ ràng và mạch lạc về một vài khía cạnh của doanh nghiệp. Việc triển khai ERP chỉ coi là thành công khi nó hoàn thành mọi vấn đề. Điều này có nghĩa rằng nhà tư vấn phải chỉ rõ những mục tiêu của doanh nghiệp và những ràng buộc của nó trước khi bắt tay vào thiết kế giải pháp. Có một cách để làm điều này là bắt đầu với những báo cáo thiết yếu mà khách hàng đang sử dụng và phân tích ra các loại thông tin cần thiết cho khách hàng.
To understand the business in a structured way, one of the methods is to divide the business into various flows. There are 7 important flows that a consultant need to understand thoroughly and integrate the same in the ERP to ensure a successful ERP implementation.
Để hiểu rõ doanh nghiệp theo một cách mạch lạc, một trong những phương pháp là chia doanh nghiệp ra thành một vài luồng. Có bảy luồng quan trọng mà nhà tư vấn cần hiểu thấu đáo và tích hợp lại vào cùng một giải pháp ERP nhằm đảm bảo triển khai dự án ERP thành công.
1. Business Flow:
Luồng nghiệp vụ
Logically business flow encompasses all the processes being presently followed by the organization. However, from the perspective of ERP implementation, the consultant has to focus on certain key questions to understand the business thoroughly. Some the questions which should be used in this analysis are;
Logic của luồng nghiệp vụ bao gồm tất cả những quá trình đang hiện luân chuyển trong tổ chức. Tuy nhiên, từ bối cảnh triển khai ERP, nhà tư vấn phải tập trung vào những câu hỏi quan trọng để hiểu xuyên suốt doanh nghiệp. Một vài câu hỏi nên sử dụng trong phân tích là
Where does organization procures materials? What are the key specs. What are the top three raw materials? How many supplier per item on an average? What is the relationship dynamics between supplier and organization? who is more powerful ? What are the three key issues in procurement where you can add value.
Doanh nghiệp mua hàng từ đâu. Những chi tiết kỹ thuật quan trọng là gì? Ba nguyên liệu quan trọng nhất là gì? Trung bình có bao nhiêu nhà cung cấp cho một mặt hàng? Mối quan hệ động giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp là gì?Ai là người có quyền lực nhất?Ba vấn đề then chốt trong việc mua sắm, nơi bạn có thể thêm giá trị là gì.
What is the organizations conversion process? How efficient is internal processes? How is the production planning done? How is inventory management done? What is the inventory turnover ratio? What is the level of obsolete inventory in the organization? How is the quality measured? How is the material being managed? what is the costing method used? Why are they using that costing method? How complex is the routing? Do they use subassemblies in manufacturing? Are their local taxes? how is excise handled?
Quá trình chế biến sản xuất trong doanh nghiệp là gì? Làm thế nào để các xử lý nội bộ hiệu quả. Kế hoạch sản xuất hoàn thành như thế nào? Quản lý tồn kho như thế nào? Tỷ lệ doanh thu hàng tồn kho là gì? Mức tồn kho cũ của doanh nghiệp là là bao nhiêu?Phương pháp đo lường chất lượng thế nào? Các nguyên vật liệu đuợc quản lý thế nào? Phương pháp tính giá sử dụng là gì? Tại sao chúng ta sử dụng phương pháp tính giá đó? Làm thế nào với những quy trình sản xuất phức tạp. Doanh nghiệp có sản xuất lắp ráp ko?Thuế suất tại địa phương là bao nhiêu? Theo dõi thuế má thế nào?
How does organization get the customer orders? How are the customer entering the organization? Are there many one time customers? How does order gets registered? How does orgn handle available to promise issues? how is the material movement handled? What is the cost of items? How general are the items? can we divide the items into distinct categories? How is the material issue taking place? How does the costing gets done?
Doanh nghiệp nhận những đơn đặt hàng bằng cách nào?Làm thế nào để khách hàng đến với bạn? Và có bao nhiêu khách hàng chỉ mua hàng một lần.(tình một đêm, hehe). Đơn hàng được xác nhận thế nào. Làm thế nào để có đủ hàng như đã hứa? Vấn đề vận chuyển vật tư giải quyết thế nào? Giá của một mặt hàng tính thế nào? ... Có thể chia những mặt hàng thành các nhóm duy nhất?
How does the organization measure the profitability? Is it on a per order basis or a per customer basis? Do they follow significant customer approach? Do they have separate priority for category 1 customers and another for the other types of customers? What is the criteria for deciding a customer as a category 1 customer? How frequent is the review? What is the size of inventory master? How are items coded? How is costing done? What is the costing method used? Why?What is the nature of the organization? Is it distribution intensive? Does it have many depots? Franchises? Is it operations intensive? Is it purchase intensive?
Bằng phương pháp nào doanh nghiệp tính toán được lợi nhuận? Dựa trên từng đơn hàng hay theo từng khách hàng? Chúng có tuân theo cách tiếp cận những khách hàng quan trọng. Chúng có ưu tiên riêng cho thể lọai một khách hàng và một loại khác cho các khách hàng. Điều gì quan trọng quyết định một khách hàng như là một nhóm riêng. Làm thế nào thường xuyên xem lại? Kích thước của hàng tồn kho chính là bao nhiêu? Mã hóa từng mặt hàng như thế nào? Làm thế nào tính được chi phí đầy đủ? Phương pháp tính giá nào được sử dụng? Tại sao? bản chất của doanh nghiệp là gì? Có chuyên về phân phối hay không? Liệu nó có nhiều kho không? Kinh doanh nhượng quyền? Nó có chuyên về điều hành không? Hay là chuyên về mua hàng?
What is the power structure in the organization? Who is the project champion? Who could be a potential risk? what is the age profile? What is the change culture of the organization? Are they comfortable with technology? Are they going to ERP for clearly identified business benefits or are they going because competitors have moved into ERP? Is business leading the ERP implementation or is it considered as just another IT project in the organization?
At the end of business flow understanding, you should have a clear idea of top 3 business reasons why the organization is going for and ERP and the key reasons for chosing this particular ERP package. This would give you a clear idea of what is expected out of this implementation. Answer to the last question could give you a clear idea of the risks involved in this implementation.
Cuối cùng của việc hiểu cặn kẻ luồng nghiệp vụ là bạn nên có những ý niệm rõ ràng về 3 nghiệp vụ mà nó là lý do doanh nghiệp muốn triển khai ERP và những lý do chính cho việc lựa chọn một giải pháp ERP cụ thể? Điều này cho bạn những suy nghĩ rõ ràng rằng điều gì được khách hàng trông đợi khi triển khai một dự án erp. Câu trả lời cho câu hỏi cuối có thể sẽ giúp bạn nhận ra những nguy cơ có thể xảy ra khi triển khai.
2. Proces Flow /Luồng xử lý:
Here we are talking of various business cycles. You need to know the P2P, Production and O2C cycles with some level of detail with the accounting impact. This will decide some of the key setups
Chúng ta sẽ nói về một vài loại chu kì kinh doanh. Bạn cần biết P2P - Quy trình mua hàng - thanh toán (Procure to pay), O2C - Quy trình bán hàng thu tiền (Order to Cash) là gì cùng với một vài mức độ chi tiết của kế toán. Điều này sẽ quyết định những cài đặt quan trọng sau này.
3. Material Flow / Dòng nguyên vật liệu:
How does the material come into the organization? How is it accepted into inventory? What is the role of inspection? What is the matching process? How is the material moving in to production? Is it in bulk or based on each production order? How does the material come back into Raw material warehouse? How does it come into FG stores? How is it picked for shipping? How it it packed? Shipped?This will give you a clear picture of the complexity in inventory handling process.
Những nguyên vật liệu đến như nào? Quá trình xác nhận để đưa hàng vào kho ra sao? Vai trò của thanh tra kiểm tra hàng là gì? Quá trình đổi chiếu xác nhận là gì? Những nguyên liệu chuyển vào sản xuất thế nào? sản xuất theo lô hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng? Những nguyên liệu trở lại kho vật tư như thế nào? Những thành phẩm đến kho thành phẩm ra sao?Nó được đóng gói và vận chuyển thế nào?Quy cách đóng gói, kiểu vận chuyển? Điều này cho bạn một bức tranh rõ rệt về những xử lý phức tạp trong quản lý tồn kho.
4. Document Flow / Luồng chứng từ:
For each of the flows discussed in step 2 and 3, you need to know the associated document flows. Some of these documents are internal to the organization (inspection report, GRN etc) where data accuracy is of primary importance, while others are external to organization (PO, AR Invoice etc) where data accuracy as well as formatting are equally important. The consultant should focus more on external reports without spending too much time on the look and feel of internal reports.
Đối với từng luồng mà ta đã thảo luận phía trên (luồng 2 và 3), bạn cần biết để phối hợp chung với luồng chứng từ. Một vài loại chứng từ là dành cho nội bộ doanh nghiệp (như báo cáo kiểm tra, GRN - good received notes (phiếu giao nhận hàng))... ở đó mà dữ liệu chính xác là điều rất quan trọng. Trong khi những chứng từ liên quan tới bên ngoài (PO-purchase order, AR- Accounting receivable, Invoice..) nơi mà sự chính xác của dữ liệu cũng như định dạng biểu mẫu là quan trọng không kém. Nhà tư vấn cần tập trung nhiều vào những báo cáo ra bên ngoài mà không cần tốn quá nhiều thời gian để xem xét những báo cáo nội bộ.
For example, in a P2P (Procure to Pay) process, the document flow could be indent (requisition) --> Quotation --> PO --> Inspection report -->GRN (Goods Received Note) --> Delivery Challan --> Invoice --> Payment Voucher
Ví dụ, trong luồng mua hàng - thanh toán, dòng chảy của chứng từ nên có thể như sau: (Yêu cầu)--> Báo giá --> Đặt hàng --> Xét duyệt hàng--> Biên bản giao nhận --> Vận đơn --> Hóa đơn ---> PHiếu chi.
5. Accounting Flow / Luồng kế toán:
For each of the processes discussed in point 2, you need to know how the Accounting entries are generated and how they impact the profit / profitability of the organization. Please note that for every inventory transaction ERP creates an accounting entry (Perpetual inventory valuation). you need to be clear of the accounting steps. The inventory accounting has a tendency of getting out of hand. One of the key constraints in ERP is the understanding of local tax accounting flows and mapping the same. The consultant need to allocate some time for this activity.
Với mỗi luồng thảo luận ở Điểm 2, bạn cần biết làm thế nào những chứng từ kế toán được sinh ra và chúng tác động đến lợi ích và lợi nhuận của tổ chức thế nào. Hãy chú ý ,từng giao dịch hàng tồn kho của ERP đều tạo ra một chứng từ kế toán (Định giá hàng tồn kho liên tục). Bạn cần hiểu rõ ràng về các bước kế toán. Kế toán hàng tồn kho có khuynh hướng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Một trong những ràng buộc quan trọng trong ERP là hiểu về chính sách kế toán thuế để cấu hình cho hệ thống ERP. Nhà tư vấn cần dành thời gian hợp lý cho những hoạt động này.
6. Report Flow / Luồng báo cáo:
You need to know the key reports in the ERP package which shows that all the above flows are functioning correctly. Some of the reports key reports are Inventory valuation report, Open invoices report in both AR and AP, Supplier advances in AP, Customer Advances in AR, Assets Register, Depreciation / Accumulated Depreciation report, Supplier listing, Customer listing, Open POs, Open SOs, Trial Balance etc.
Bạn cần biết những báo cáo quan trọng trong ERP sẽ thể hiện chính xác hoạt động của doanh nghiệp. Một vài báo cáo thiết yếu là: Báo cáo giá trị hàng tồn kho, báo cáo hóa đơn chờ thanh toán cả trong Kế toán phải thu và phải trả, Báo cáo nâng cao về Nhà cung cấp trong AP, về khách hàng trong AR; Sổ tài sản cố định, Bảng tính khấu hao và khấu hao lũy kế, danh sách nhà CC, Khách hàng, PO đang mở, SO đang mở, bảng Cân đối phát sinh tài khoản
The above 6 Flows are what is defined as 'Above the Surface' Flows. A functional consultant need to be clear of the above flows.
Tất cả 6 luồng tren là những luồng định nghĩa "trên bề mặt". Một tư vấn viên nghiệp vụ cần phải nắm rõ các luồng trên.
7. Data Flow / Luồng dữ liệu:
How the data flows through the database based on your transactions. What are the key tables? What are their linkages? How does the data flows from one process to another?
Luồng dữ liệu chạy như nào dựa trên những giao dịch của bạn. Đâu là những bảng chính. Chúng kết nối những thông tin gì?Luồng dữ liệu chạy thế nào từ một xử lý này sang một xử lý khác.
A consultant should at the beginning of the project strive to attain a clear understanding of the above flows. This will help him to talk the language of the organization which is very important from the perspective of the end user, to tailor his implementation to the business requirements of the organization and have a clear assessment of the implementation risks.
Một tư vấn viên nên ngay từ khi bắt đầu dự án cần nỗ lực đạt được một hiểu biết rõ ràng nhất các luồng ở trên. Điều này có thể giúp anh ta nói chuyện bằng ngôn ngữ của doanh nghiệp, và điều này rất quan trọng từ quan điểm của người dụng cuối, để sự triển khai phù hợp với những yêu cầu của khách hàng và có một sự đánh giá rõ rệt về những rủi ro khi triển khai.
Translate by anhtho.Nguyen - 1girl2love - anhtho Consulting Group
Here we are talking of various business cycles. You need to know the P2P, Production and O2C cycles with some level of detail with the accounting impact. This will decide some of the key setups
Chúng ta sẽ nói về một vài loại chu kì kinh doanh. Bạn cần biết P2P - Quy trình mua hàng - thanh toán (Procure to pay), O2C - Quy trình bán hàng thu tiền (Order to Cash) là gì cùng với một vài mức độ chi tiết của kế toán. Điều này sẽ quyết định những cài đặt quan trọng sau này.
3. Material Flow / Dòng nguyên vật liệu:
How does the material come into the organization? How is it accepted into inventory? What is the role of inspection? What is the matching process? How is the material moving in to production? Is it in bulk or based on each production order? How does the material come back into Raw material warehouse? How does it come into FG stores? How is it picked for shipping? How it it packed? Shipped?This will give you a clear picture of the complexity in inventory handling process.
Những nguyên vật liệu đến như nào? Quá trình xác nhận để đưa hàng vào kho ra sao? Vai trò của thanh tra kiểm tra hàng là gì? Quá trình đổi chiếu xác nhận là gì? Những nguyên liệu chuyển vào sản xuất thế nào? sản xuất theo lô hoặc sản xuất theo đơn đặt hàng? Những nguyên liệu trở lại kho vật tư như thế nào? Những thành phẩm đến kho thành phẩm ra sao?Nó được đóng gói và vận chuyển thế nào?Quy cách đóng gói, kiểu vận chuyển? Điều này cho bạn một bức tranh rõ rệt về những xử lý phức tạp trong quản lý tồn kho.
4. Document Flow / Luồng chứng từ:
For each of the flows discussed in step 2 and 3, you need to know the associated document flows. Some of these documents are internal to the organization (inspection report, GRN etc) where data accuracy is of primary importance, while others are external to organization (PO, AR Invoice etc) where data accuracy as well as formatting are equally important. The consultant should focus more on external reports without spending too much time on the look and feel of internal reports.
Đối với từng luồng mà ta đã thảo luận phía trên (luồng 2 và 3), bạn cần biết để phối hợp chung với luồng chứng từ. Một vài loại chứng từ là dành cho nội bộ doanh nghiệp (như báo cáo kiểm tra, GRN - good received notes (phiếu giao nhận hàng))... ở đó mà dữ liệu chính xác là điều rất quan trọng. Trong khi những chứng từ liên quan tới bên ngoài (PO-purchase order, AR- Accounting receivable, Invoice..) nơi mà sự chính xác của dữ liệu cũng như định dạng biểu mẫu là quan trọng không kém. Nhà tư vấn cần tập trung nhiều vào những báo cáo ra bên ngoài mà không cần tốn quá nhiều thời gian để xem xét những báo cáo nội bộ.
For example, in a P2P (Procure to Pay) process, the document flow could be indent (requisition) --> Quotation --> PO --> Inspection report -->GRN (Goods Received Note) --> Delivery Challan --> Invoice --> Payment Voucher
Ví dụ, trong luồng mua hàng - thanh toán, dòng chảy của chứng từ nên có thể như sau: (Yêu cầu)--> Báo giá --> Đặt hàng --> Xét duyệt hàng--> Biên bản giao nhận --> Vận đơn --> Hóa đơn ---> PHiếu chi.
5. Accounting Flow / Luồng kế toán:
For each of the processes discussed in point 2, you need to know how the Accounting entries are generated and how they impact the profit / profitability of the organization. Please note that for every inventory transaction ERP creates an accounting entry (Perpetual inventory valuation). you need to be clear of the accounting steps. The inventory accounting has a tendency of getting out of hand. One of the key constraints in ERP is the understanding of local tax accounting flows and mapping the same. The consultant need to allocate some time for this activity.
Với mỗi luồng thảo luận ở Điểm 2, bạn cần biết làm thế nào những chứng từ kế toán được sinh ra và chúng tác động đến lợi ích và lợi nhuận của tổ chức thế nào. Hãy chú ý ,từng giao dịch hàng tồn kho của ERP đều tạo ra một chứng từ kế toán (Định giá hàng tồn kho liên tục). Bạn cần hiểu rõ ràng về các bước kế toán. Kế toán hàng tồn kho có khuynh hướng nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Một trong những ràng buộc quan trọng trong ERP là hiểu về chính sách kế toán thuế để cấu hình cho hệ thống ERP. Nhà tư vấn cần dành thời gian hợp lý cho những hoạt động này.
6. Report Flow / Luồng báo cáo:
You need to know the key reports in the ERP package which shows that all the above flows are functioning correctly. Some of the reports key reports are Inventory valuation report, Open invoices report in both AR and AP, Supplier advances in AP, Customer Advances in AR, Assets Register, Depreciation / Accumulated Depreciation report, Supplier listing, Customer listing, Open POs, Open SOs, Trial Balance etc.
Bạn cần biết những báo cáo quan trọng trong ERP sẽ thể hiện chính xác hoạt động của doanh nghiệp. Một vài báo cáo thiết yếu là: Báo cáo giá trị hàng tồn kho, báo cáo hóa đơn chờ thanh toán cả trong Kế toán phải thu và phải trả, Báo cáo nâng cao về Nhà cung cấp trong AP, về khách hàng trong AR; Sổ tài sản cố định, Bảng tính khấu hao và khấu hao lũy kế, danh sách nhà CC, Khách hàng, PO đang mở, SO đang mở, bảng Cân đối phát sinh tài khoản
The above 6 Flows are what is defined as 'Above the Surface' Flows. A functional consultant need to be clear of the above flows.
Tất cả 6 luồng tren là những luồng định nghĩa "trên bề mặt". Một tư vấn viên nghiệp vụ cần phải nắm rõ các luồng trên.
7. Data Flow / Luồng dữ liệu:
How the data flows through the database based on your transactions. What are the key tables? What are their linkages? How does the data flows from one process to another?
Luồng dữ liệu chạy như nào dựa trên những giao dịch của bạn. Đâu là những bảng chính. Chúng kết nối những thông tin gì?Luồng dữ liệu chạy thế nào từ một xử lý này sang một xử lý khác.
A consultant should at the beginning of the project strive to attain a clear understanding of the above flows. This will help him to talk the language of the organization which is very important from the perspective of the end user, to tailor his implementation to the business requirements of the organization and have a clear assessment of the implementation risks.
Một tư vấn viên nên ngay từ khi bắt đầu dự án cần nỗ lực đạt được một hiểu biết rõ ràng nhất các luồng ở trên. Điều này có thể giúp anh ta nói chuyện bằng ngôn ngữ của doanh nghiệp, và điều này rất quan trọng từ quan điểm của người dụng cuối, để sự triển khai phù hợp với những yêu cầu của khách hàng và có một sự đánh giá rõ rệt về những rủi ro khi triển khai.
Translate by anhtho.Nguyen - 1girl2love - anhtho Consulting Group
